Catalogue des produits

Un producteur fait partie d'un groupement et un produit est celui d'un producteur. 
Le catalogue des produits peut se voir comme une hiérarchie :
Groupement >> Producteur >> Produits
Si deux producteurs proposent un "même" produit, ils doivent déclarer chacun leur produit et ceux-ci seront considérés comme deux produits différents (avec des descriptions identiques, des prix identiques ou non). 
Un produit est identifié par un numéro interne par exemple 1020212 qui ne change jamais au cours de la vie du produit :
  • 102 est le code du producteur ;
  • 0212 est le code du produit pour le producteur :
    • le dernier chiffre 2 indique le type de prix du produit (1 : prix fixe, 2 pré-emballé prix au Kg, 3 : vrac prix au Kg). Voir le détail ci-après ;
    • l'avant dernier chiffre 1 est son "rayon" (1: boucherie charcuterie, 2 : laiterie crémerie; 3 : fruits et légumes, 4 : épicerie, 5 : autre) ;
    • les deux premiers chiffres 02 sont un numéro d'ordre sans signification.


Création d'un nouveau produit d'un producteur
C'est soit le producteur, soit l'animateur du groupement qui peut créer des produits et maintenir le catalogue selon les conventions propres à chaque groupement.
A la création il est donné trois informations qui seront immuables et ne pourront jamais changer au cours de la vie du produit :
  • le type de prixfixe / pré-emballé / vrac ;
  • le rayon du produit boucherie, laiterie, fruits et légumes, épicerie, autre ;
  • si le produit (à prix fixe ou en vrac) peut être commandé par "demi" part : demi plateau de 12 fromages, demi caisse d'oranges ...
Enfin il est donné à la création un nom de produit qui lui peut changer à volonté au cours du temps.

Les trois types prix d'un produit

Un produit est déclaré à sa création d'un des trois types suivants (c'est le dernier chiffre de son numéro interne) et ne peut pas en changer (si nécessaire créer un autre produit similaire de type différent) :
  • 1 - produit à prix fixe. Le prix des paquets est connu d'avance et toujours le même pour tous les paquets, le poids brut -de transport- est également fixe (dans des limites raisonables). Le poids "net" est indicatif et figure habituellement dans le nom;

  • 2 - préemballé au Kg. Le prix du produit est au Kg et chaque paquet est préemballé par le producteur. Chaque paquet a donc un prix à lui, marqué dessus (ou son poids). Le poids donné au catalogue n'est donc qu'un poids moyen donné à titre informatif, le poids exact dépendant de chaque paquet individuellement ;

  • 3 - en vrac au Kg. Le produit est livré "en vrac" et c'est à la distribution après déchargement que la quantité à donner à chacun est pesée. Le prix est au Kg. Par rapport au préemballé le producteur ne sait pas exactement ce que chaque panier contiendra puisque c'est pesé hors de chez lui. Il est indiqué un "poids" au catalogue, par exemple 2kg : ceci indique que les alterconsos ne peuvent commander qu'un multiple de 2Kg. Une commande de quantité 3 signifie donc environ 6Kg et précisément ce sera pesé.
    Pour chaque livraison chaque groupe peut indiquer un "poids par défaut" : afin d'éviter de peser chaque cagette par exemple, on fait la répartition en comptant les fruits et on applique un poids "standard". Toutefois chaque paquet peut toujours être pesé exactement et le prix correspondre à ce qui a été exactement distribué.

L'essentiel des produits sont du type "prix fixe", les autres sont principalement "préemballés" (poulets, colis de viande, ...) mais quelques uns sont toutefois "en vrac" (typiquement les fruits quoi que ceux-ci soient aussi parfois arbitrairement déclarés à "prix fixe" en donnant un prix "du plateau" ou du "demi plateau").


Description d'un produit
Une fois créé un produit peut recevoir une description qui comporte deux parties :
  • des "données descriptives" applicables à toutes les livraisons passées, présentes ou futures : elles n'intervienent pas dans les calculs ;
  • des "conditions de ventes" spécifiques de chaque livraison et en conséquence peuvent changer d'une livraison à l'autre. Dans la pratique à la création d'une livraison les conditions de ventes des produits proposés sont recopiées depuis la livraison précénte ou une autre choisie spécifiquement.
    Il est toujours défini de plus une "condition de vente" dite REFERENCE : sa caractéristique est de ne jamais disparaître alors qu'une condition de vente d'une livraison de Janvier-2013 par exemple disparaîtra en mai 2014 (l'historique n'est pas éternel).


Données descriptives applicables à toutes les livraisons
  • un nom qui peut être long (par exemple Jus de pomme) et qui peut changer mais tous les produits d'un même producteur ont des noms différents ;
  • un post-it ou commentaire facultatif décrivant plus complètement ce que c'est;
  • transport froid requis ou non : ceci sert lors de la répartition logistique pour le transport ;
  • pourcentage du poids pour le conditionnement (par défaut 0%). Pour les produits à prix fixe le poids indiqué dans une condition de vente est celui "brut" emballage compris. Pour les produits pré-emballés ou en vrac, c'est le poids est "net", celui du produit pesé. Pour obtenir un poids "brut de transport" il faut le cas échéant ajouter un pourcentage du poids net correspondant aux emballages (cartons, caisses, palettes, ...),
  • une indication de label BIO ou autre facultative et souvent choisie dans la liste de ceux déjà utilisés pour garder une certaine homogénéïté;
  • une description de conditionnement facultatif (par exemple "carton de 6 bouteilles") et souvent choisi la liste de ceux déjà utilisés pour garder une certaine homogénéïté.


Conditions de vente applicable à UNE livraison

Ces données sont associées à une seule livraison ou enregistrées en tant que REFERENCE. 
Par défaut une nouvelle livraison recopie les disponibilité / prix / poids de chaque produit tels qu'ils étaient déclarés à la livraison précédente (ou à celle spécifiée explicitement lors de la création). 
Changer le prix pour une livraison n'affecte en rien celles passées et pas d'avantage celles futures déjà créées. 
Lors de la mise à jour pour une livraison une facilité est offerte pour recopier ces mêmes conditions sur d'autres, typiquement pouvoir augmenter / diminuer un prix pour les livraisons futures :
  • disponibilité : un produit peut être déclaré non disponible pour une livraison ou sinon être déclaré d'abondance normale ou peu abondant ou très abondant. L'objectif est d'inciter les alterconsos à prendre d'avantage de produits temporairement très abondants et à réduire leur demande de ceux qui le sont peu, bref de respecter les cycles naturels;
  • prix : il est donné à la précision du centime d'euro, soit pour le "paquet" (pour les "prix fixes"), soit au Kg (pour les préemballés et le vrac). Il est d'usage de ne pas changer les prix quand les commandes sont ouvertes, sauf erreur ou contrainte particulière;
  • poids : pour un prix fixe c'est le poids brut (le gramme pour précision) selon les conventions classiques. Pour un préemballé c'est un poids moyen constaté. Pour le vrac le poids indique qu'il n'est possible de commander qu'un multiple de ce poids;
  • quantité d'alerte de commande pour 1 alterconso : dans la pratique rien n'empêche de commander plus mais une alerte va s'allumer en cas de dépassement. Ceci évite aux alterconsos de commander 12 plateaux de petits chèvres (ça fait vraiment beaucoup) en croyant commander 12 petits chèvres;
  • à commander en quantité paire par groupe. Si chacun peut par exemple commander un demi plateau de fromage, dans certains cas il faut toutefois que le nombre total pour un groupe soit pair. Dans le cas contraire le producteur risque pour d'évidentes raisons d'expédier une moitié en trop ou en moins. L'alerte de "défaut de parité" permet à l'animateur de groupe d'ajuster le jour limite de commande la commande de son groupe dans le sens souhaité ;
  • liste des groupes à qui ce produit N'EST PAS proposé. Pour chaque livraison le producteur peut spécifier que tel ou tel produit N'EST PAS proposé à un (ou plusieurs) groupe donné : cette "exclusion" permet de ne pas laisser les alterconsos du groupe commander un produit que les animateurs ne savent pas gérer, typiquement par manque de place ou insuffisance d'armoires réfrigérées.
    Ce peut être aussi une décision voulue par le producteur qui teste un nouveau produit qu'il n'a pas en abondance et qu'il réserve à un groupe cobaye, au moins pour l'instant. 
    Enfin certains groupes peuvent avoir plusieurs sources pour un type de produit et prendre certains d'entre eux auprès d'un de leur groupement : dans ce cas le groupe demande à être "exclu" de la proposition d'autres produits similaires et les alterconsos ne pourront pas en commander

Ce sont les animateurs des groupements et les producteurs qui mettent à jour le catalogue des produits (ce qui reste une opération peu fréquente) et les prix applicables à chaque livraison (révisions un peu plus fréquentes, quoi que ...). 
Toute modification prend effet immédiatement sur toutes les livraisons (non archivées) : un changement de prix en cours de distribution des paquets reste une action ... délicate à expliquer aux alterconsos pour lesquels les chèques déjà écrits se retrouveront en excédent ou insuffisance. Bref ça "peut" se faire mais pas trop souvent.


Suppression d'un produit

Un producteur peut "supprimer" un produit : c'est une opération un peu complexe car le produit en question peut avoir été commandé et distribué récemment ou être encore en commande.
Un produit "supprimé" va dans un premier temps être marqué "indisponible" pour toutes les livraisons en cours ou futures (non archivées). Le premier effet est que les alterconsos en seront "frustrés" avec des livraisons de quantité 0.
Supprimer un produit va avoir des conséquences sur le livraisons récentes déjà faites et non archivées : le montant sera mis à 0 !
Un jour, toutes les livraisons référençant ce produit, seront purgées étant trop anciennes pour être conservées en ligne. Le produit "disparaîtra" alors de lui-même.

Pour un meilleur contrôle il est plutôt proposé de procéder ainsi :
  • rendre le produit indisponible pour les livraisons futures;
  • attendre que toutes les livraisons pour lesquelles le produit a effectivement été livré soient archivées;
  • supprimer le produit, ce qui sera alors sans aucun impact ni sur le passé récent, ni sur le futur.