Livraisons, calendrier des livraisons

Une livraison est assurée par UN groupement et sa tournée de livraison peut concerner PLUSIEURS groupes. 

L'exemple ci-dessous est celui d'une livraison du groupement "Normands" avec une tournée à 2 groupes "L'Haÿ-Les-Roses" et "Cachan" (dans la vraie vie il y a environ 15 groupes !).


Une livraison est déclarée par l'animateur du groupement en désignant sur le calendrier sa date centrale dite date d'expédition :
  • la livraison reçoit un numéro interne sur 3 chiffres qui n'est pas utile aux alterconsoss ni aux producteurs (le premier chiffre étant le dernier chiffre de l'année : par exemple 301 pour la première livraison (01) déclarée pour 2013 pour ce groupement);
  • la date d'expédition représente "à peu près" la date de départ du camion pour fixer les idées : elle peut être changée ultérieurement par le groupement;
  • la date de création, celle du jour où la livraison a été déclarée, est mémorisée automatiquement pour information mais elle a peu d'intérêt.

Le groupement fixe ensuite deux moments importants de la vie de la livraison en les donnant relativement à la date d'expédition ce qui signifie que si plus tard par exemple le groupement recule la date d'expédition de 48h TOUTES les autres dates seront à peu près décalées d'autant :
  • le jour et l'heure limite de commande, par exemple 6 jours AVANT à 22h. Jusqu'à 21:59:59 une semaine avant la date d'expédition un alterconso peut encore changer ses commandes et 1 seconde après il ne le peut plus.
    La phase de "chargement du camion" commence après cet instant ;
  • le jour d'ouverture aux commandes, par exemple 21 jours AVANT le jour limite de commande. Les commandes pourront être enregistrées exactement 21 jours (à partir de minuit) avant le jour limite.

Que se passe-t-il si la date d'expédition est changée ?
La date limite de commande va être automatiquement ajustée selon les règles suivantes :
  • on conserve le jour de semaine : si la date limite était un "dimanche 22h", la nouvelle date limite sera toujours un "dimanche 22h" ;
  • on conserve le nombre de semaines de décalage entre la date d'expédition et celle limite de commandes. Bref si la date d'expédition est décalée d'une semaine, celle limite de commande le sera aussi mais si la date d'expédition passe du mercredi au jeudi, la date limite ne bougera pas.
La date d'ouverture aux commandes suit les mêmes règles vis à vis de la date limite : conservation du jour de semaine et du nombre de semaines de différence.
L'animateur peut TOUJOURS modifier manuellement ces dates dont le décalage n'est proposé par défaut que pour l'aider en présupposant le comportement le plus usuel.

A la date d'expédition le camion roule et ce qui se passe ensuite dépend de chaque groupe livré au cours de la tournée.


La livraison et la distribution dans chaque groupe

Le correspondant des Normands à l'Haÿ-Les-Roses par exemple déclare deux moments importants, toujours relativement au jour d'expédition:
  • le jour et l'heure de début de déchargement du camion, par exemple le "lendemain 9h". A partir de cet instant la livraison des Normands est "en déchargement" pour L'Haÿ. En effet pour Cachan ce sera très probablement une autre heure (le même jour ou non) qui sera fixée par l'animateur de Cachan. C'est informatif pour les alterconsos et animateurs ayant à participer au déchargement du camion ;
  • le jour et les heures de début et de fin de distribution relativement au jour de déchargement, par exemple "le même jour de 17h à 20h". C'est informatif pour les alterconsos (sans impact de contrôle de la validité des actions faites dans l'application) et leur indique quand ils peuvent venir chercher leurs paniers et payer.

On peut déclarer les jours de livraison et de distribution de deux façons :
  • sous la forme même jour, lendemain, surlendemain ... par exemple "livraison le lendemain de l'expédition" ;
  • sous la forme d'un jour de semaine : par exemple "distribution le vendredi qui suit l'expédition".
Remarques :
  • Dès la date d'expédition passée les animateurs des groupes livrés peuvent saisir les quantités déchargées de chaque produit et celles mises dans le panier de chaque alterconso, les paiements etc. Par tolérance sur des dates parfois approximatives ils n'ont pas attendre formellement que les dates déclarées pour les livraisons et distributions soient atteintes ;
  • La date de livraison ne peut que résulter d'un accord entre les animateurs du groupement et du groupe livré : en conséquence tous deux sont habilités à mettre à jour cette information.


Date d'archivage d'une livraison
Au maximum 30 jours après l'expédition la livraison passe dans l'état "archivé" : plus rien ne peut plus jamais y être modifié. 
Ce délai de 30 jours laisse le temps d'ajuster les régularisations comptables qui peuvent prendre quelques jours après la distribution, en particulier la régularisation tardive de prix mal inscrits.
Ce délai de 30 jours peut optionnellement être raccourci pour les groupements qui le souhaitent.


Calendrier des livraisons

Le calendrier des livraisons couvre 6 mois avant le mois courant et 18 mois après.
Il est possible de voir ce calendrier sous plusieurs vues :
  • les livraisons en cours : celles de la semaine en cours et celles ouvertes aux commandes ;
  • les livraisons récentes : ce sont les livraisons des 4 semaines précédentes, passées mais pas encore archivées et susceptibles de subir des régularisations et paiements ...
  • les livraisons planifiées : celles inscrites au planning mais pas encore ouvertes aux commandes ;
  • les livraions archivées, environ 5 mois, et par principe non modifiables ;
  • une vue "calendrier" sur 18 mois, une case par jour : quand la case n'est pas blanche c'est qu'il y a une livraison ce jour.

Toutes les livraisons, de n'importe quel groupement et destinées à n'importe quel groupe (cités dans l'annuaire), sont enregistrées sur le calendrier.
  • pour un alterconso ou un animateur d'un groupe le jour considéré est celui de distribution des paniers;
  • pour un animateur d'un groupement ou un producteur le jour est celui d'expédition du camion.

Le décalage entre ces dates peut atteindre usuellement entre un ou quatre jours : ça n'a d'importance que quand les animateurs des groupes et groupements se parlent ou s'écrivent entre eux, mais chacun pour ce qui le concerne ne voit de fait que la seule date qui l'intéresse.

Remarque : 
  • un groupement n'a, au plus, qu'une livraison pour un jour donné MAIS cette livraison peut concerner plusieurs groupes, chacun avec sa date et heure spécifique de déchargement du camion.
  • Un groupe peut distribuer un jour donné PLUSIEURS livraisons provenant de plusieurs groupements : producteurs et alterconsos n'ont pas la même vue des événements pour un jour donné.
Sur le calendrier sur 18 mois il est possible de cliquer sur un jour donné, de distribution pour un animateur de groupe ou un alterconso, alors que pour un groupement ou un producteur c'est une date d'expédition :
  • un groupement ne voit que les groupes qu'il livre "lui" et réciproquement un alterconso ou un animateur ne voit que les livraisons qui concernent son groupe;
  • si ce jour ne comporte pas de livraison, 
    • pour un alterconso ou un animateur de groupe rien ne se passe.
    • pour un animateur de groupement il lui est demandé s'il veut créer une livraison ayant ce jour comme jour d'expédition.

Est-il possible de créer des livraisons "dans le passé" ?
Enoncer comme celà c'est une question bizare mais en fait, oui c'est souhaitable et possible.
Brutalement déclarer une nouvelle livraison déjà fermée aux commandes et supposée être partie n'a pas de sens. Mais plus pratiquement il est possible de déclarer une livraison correcte pour dans 8 jours, permettre ainsi des commandes en urgence ... puis changer sa date d'expédition a posteriori ... à une date peut être passée.
C'est un peu acrobatique mais c'est laissé possible.
Par ailleurs les dates d'ouverture aux commandes et limite de commandes sont données relativement à la date d'expédition : par défaut les valeurs de la livraison précédente sont prises, une livraison peut apparaître, au moins pendant un moment, avec par exemple une date d'ouverture aux commandes ... antérieure à sa date de création.