Objectifs et concepts

Cette section regroupe les pages présentant les concepts et principes gérés par l'application,producteur, alterconso, livraison, catalogue de produits, etc.

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Objectifs généraux


L'application Alterconsos a pour objet de faciliter la gestion des commandes du circuit court Alterconsos, autant vis à vis des groupes d'alter-consommateurs que vis à vis des groupements de producteurs agricoles. Cette application prend en charge : 
  • le calendrier des commandes des groupements de producteurs,
  • le catalogue de leurs produits et leurs prix,
  • la prise des commandes par les alterconsos,
  • les quantités chargées dans les camions par les producteurs,
  • les quantités déchargées des camions puis celles distribuées aux alterconsos dans leurs paniers,
  • les montants des chèques établis par les alterconsos et la synthèse comptable accessible tant aux animateurs des groupes qu'aux groupements de producteurs.


Avant développement de l'application (et c'est encore le cas pour ceux qui ne s'en servent pas) les informations de catalogue / commandes / paiements circulaient par échange de feuilles Excel par e-mail, courriers, échanges téléphoniques et e-mails informels.
Beaucoup de groupes d'alterconsos ont développé leurs propres macros Excel de manière à automatiser autant que possible une partie des consolidations nécessaires.
Des groupements de producteurs ont aussi développé des assistants mi manuels mi macros pour consolider les commandes des groupes d'alterconsos par produits et producteurs, regrouper par produits froids et secs et équilibrer la charge des camions en fonction des tournées des groupes à livrer.

L'application Alterconsos prend en charge une très large partie de ce travail administratif mais reste d'uage facultatif. La seule "contrainte" est la normalisation précise d'un format de feuille Excel pour les "bons de commande" lorsqu'ils s'échangent hors de l'application, sachant que les macros réalisées dans les divers groupes ont eu à subir une légère adaptation (mais chaque producteur a / avait son propre format).

Un objectif majeur depuis les premières ébauches de l'application a été de respecter la construction particulière Alterconsos : elle est remarquablement équilibrée entre producteurs et alterconsos, respectueuses des contraintes et aspirations de chaque côté.
Un circuit de distribution, petit ou grand n'est jamais trivial à faire fonctionner et ce depuis la nuit des temps : le circuit court Alterconsos est un OVNI dans la distribution (lire pourquoi dans cette page) mais un OVNI qui fonctionne bien. Respect ! 

Pour les groupes d'alterconsos il y a 4 degrés d'utilisation de l'application :
  • NE PAS L'UTILISER DU TOUT. Ces groupes reçoivent des producteurs des bons de commandes en Excel par e-mail avec des quantités à 0 et retournent les mêmes feuilles avec les valeurs souhaitées. Ces groupes et leurs alterconsos ignorent l'existence de l'application et n'y accèdent pas ;
  • L'utiliser pour passer la commande du groupe. L'animateur du groupe reçoit par e-mail la synthèse des commandes récentes et celles ouvertes futures et accède à l'application pour :
    • consulter le planning, ajuster les dates et heures de distribution,
    • consulter le catalogue des produits,
    • exporter par un clic le bon de commande vierge et le redistribuer à ses alterconsos. Il effectue sa consolidation des commandes des alterconsos dans Excel ;
    • importer sa feuille consolidée dans l'application ... ou l'envoie au groupement qui effectue cette opération à sa place.
  • L'utiliser pour que les alterconsos passent leurs commandes directement. Les alterconsos ont un compte ouvert dans le groupe, reçoivent une synthèse hebdomadaire par e-mail et font directement leur saisie sur le Web. L'animateur reste en charge de vérification et de correction, en particulier après la date-heure limite de commande. Il n'y a plus lieu ni d'importer la commande globale, ni de transmettre quoi que se soit. Au déchargement du camion, l'animateur exporte une feuille comportant un onglet par alterconso en plus de l'onglet de récapitulation. La distribution et le paiement s'effectue hors de l'application. Ce mode est le bienvenu quand aucune connexion Internet n'est possible sur le lieu de déchargement.
  • L'utiliser en totalité, pour passer les commandes mais aussi pour noter les quantités / poids déchargées et mises dans les paniers puis les chèques reçus avec les habituels arrangments (alterconso payant pour un autre, etc.).
Ce développement a payé beaucoup d'attention à la liberté chère au monde associatif en n'imposant aucune utilisation : pour information, monter le double circuit interactif et import / export Excel requis pour préserver cette liberté, a représenté un effort de développement tout à fait significatif. La seule containte reste un format de feuille Excel contraint a minima avec une codification des produits (et producteurs) et un emplacement fixe du code article et de la quantité.

Pour les groupements de producteurs il y a 3 degrés d'utilisation :
  • NE PAS L'UTILISER DU TOUT. Certains producteurs sont des professionnels remarquables parfaitement à l'aise pour manipuler un taureau dune tonne et demi mais curieusement timides face à une souris de 50g (mais d'autres sont aussi des geeks d'envergure !). La consolidation était en général faite par un groupe d'alterconsos centralisant les commandes des groupes voisins. Ce groupe utilise ou non l'application en tant que "groupement de producteurs" et envoie par e-mail l'état récaptitulatif des commandes exporté de l'application ou écrit manuellement ;
  • L'utiliser pour connaître les commandes : le catalogue de produits et le calendrier sont saisis et les commandes des groupes sont soit automatiquement déjà intégrées, soit importées à réception d'une feuille Excel. La consolidation par producteur / produit et les bons de livraisons sont ainsi prêts et imprimables sans effort ;
  • L'utiliser en totalité, non seulement pour les commandes mais aussi pour noter les quantités chargées (ce qui reste optionnel). La répartition dans les différents camions est assistée par l'application et permet de connaître le tonnage brut en froid / sec camion par camion selon les groupes à livrer dans leur tournée. Plus tard en notant (si les groupes ne l'ont pas fait) les quantités déchargées, le groupement a une connaissance à l'euro prêt des paiements attendus : si ceux-ci ont été enregistrés dans l'application la vérification est très rapide et la comptabilité bouclée en un minimum de temps.
Les "grands" groupements gèrent aujourd'hui directement eux-mêmes leurs produits / calendriers / commandes ... avec l'application.
Pour d'autres, c'est un alterconso qui se substitue à eux : le plus long est l'entrée du catalogue (ça dépend du catalogue, mais il change peu après la première saisie) et sa mise à jour ponctuelle (disponibilité saisonnière). Ensuite la charge est minime.
  
Objectifs de réduction d'efforts "administratifs"
Le nombre d'heures de bénévolat pour l'administration Alterconsos est important. Les contraintes sur les bénévoles aussi, souvent un seul étant au courant de la procédure : consolider des commandes d'alterconsos depuis un improbable café internet à l'étarnger à 8h du soir en recevant des formats Excel variés et parfois à retoucher voire à convertir ... c'est un grand moment de poésie surtout pour refroidir l'enthousiasme des bénévoles. Les recherches d'erreurs après distribution pouvaient s'étaler sur plusieurs jours. 
L'effort "citoyen" évitable peut aussi être économisé afin d'être consacré à des tâches plus politiques que de l'administration de feuilles Excel.
La simplification apportée aux bénévoles fait qu'avec l'application un plus grand nombre s'implique pour un moins grand nombre d'heure : ce "partage" n'est pas forcément vécu comme un avantage par tous, mais par certains assurément.

Si pour les alterconsos il est question de "bénévolat", pour les producteurs c'est purement et simplement de la charge de travail. Dans un groupement important cette charge est quantifiée, payée et pas du tout négligeable : la logistique administrative peut facilement y atteindre 3 jours temps plein par livraison qui est réduite au minimum avec l'application.

Objectif de volume de commande
Permettre à chacun de corriger / compléter sa commande jusqu'au dernier moment a pour effet de rater moins de commandes qu'avant : le rappel se fait par e-mail et la modification de sa commande depuis son smartphone le cas échéant (l'animateur de groupe a totefois toujours ledernier mot).
Des groupements de producteurs ont aussi constaté que certains groupes avaient des commandes nulles pour certaines livraisons : tout simplement l'animateur habituel était en vacance et personne d'autre ne connaissait la procédure.
Les producteurs ont aussi besoin de visibilité d'avance sur les commandes afin de ne transformer que le juste nécessaire et éviter le gâchis. Le fait que les commandes des alterconsos soient consolidées à tout instant à leur niveau, leur permet d'anticiper le volume global avant la date limite, d'envoyer ou non des bêtes à l'abatoir pour d'autres clients, voire d'anticiper un plus grand volume de transformation (quand ce n'est pas du froid).