Tous les calculs des compteurs et totalisations étant effectués à chaque validation, il a été possible de vérifier le caractère plausible de certains et de calculer des "alertes". Une alerte n'est pas en soi un problème mais potentiellement un point d'attention : après analyse ce peut être normal ... ou non. Par nature une alerte n'est pas "bloquante" : la situation est ce qu'elle est et l'application ne bloque jamais rien. Toutfois elle peut signaler une situation à contrôler. Les alertes sur le niveau des commandes   La quantité souhaitée est au dessus du seuil d'alerte déclaré pour ce produitCette alerte apparaît quand la commande d'un alterconso pour un produit mentionne une quantité définie par le producteur comme à vérifier et potentiellement erronée. Par exemple commander 12 plateaux de fromages lève cette alerte ... vu qu'un plateau a déjà 12 fromages. A noter que quand la commande est globale pour un groupe sur le seul alterconso numéro 1, cette alerte n'a pas de sens, le groupe dans son ensemble peut bien avoir réellement envie de commander plus de 12 plateaux de fromages.   La quantité totale de ce produit que peut commander un groupe doit être un nombre entierCertains produits peuvent être commandés individuellement par "moitié" : ainsi il est possible de commander un demi plateau de fromages (soit 6) ou un et demi. En général les producteurs ne peuvent pas facilement préparer des "demi" parts : c'est concevable à la limite pour une caisse d'oranges, plus délicat pour des fromages conditionnés. Le partage en demi parts se fait alors sur le lieu de distribution : mais en règle générale il est spécifié que le nombre total commandé par un groupe ne doit pas avoir une demi part restante. Il faut souvent intervenir quand cette alerte est levée : a) soit en frustrant d'office un alterconso en réduisant d'une demi part sa commande, b) soit à l'inverse en commandant pour le compte de l'association une demi part de plus en pensant trouver preneur à la distribution. C'est l'animateur de groupe qui peut effectuer ces ajustements juste après la date / heure limite de commande. Les alertes de chargement / déchargement   La quantité chargée / déchargée ne correspond pas à la somme des quantités attribuéesUne quantité peut être déclarée au chargement et / ou au déchargement : au chargement l'usage est rare, au déchargement c'est une bonne pratique que de pointer ce qui a été déchargé du camion. Si cette quantité chargée / déchargée n'est pas égale à la quantité totale demandée par les alterconsos il y a probablement un souci à résoudre :
 La quantité déclarée au déchargement du camion  (ou le poids total à 5% près) est supérieure à celle déclarée à son chargement La quantité déclarée au déchargement du camion  (ou le poids total à 5% près) est inférieure à celle déclarée à son chargementCes deux alertes traduisent que les quantités (ou poids dans une certaine limite) déclarée au chargement et au déchargement sont différentes. Soit il peut s'agir d'une erreur de saisie, probablement à corriger, soit il s'agit de paquets restés dans le camion ou déchargés à tort et qui seront manquants à l'étape suivante de la tournée. Ces alertes sont rares dans la pratique car les quantités chargées sont rarement saisies.   La quantité déclarée au chargement du camion (ou le poids total à 5% près) ne correspond pas au nombre de paquets listés au chargement  La quantité déclarée au déchargement du camion (ou le poids total à 5% près) ne correspond pas au nombre de paquets listés au déchargementPour les produits pré-emballés les prix / poids des paquets sont saisis individuellement, au moins en général au déchargement. Mais il est aussi possible de saisier globalement la quantité déchargée, voire si on a une balance adaptée le poids total déchargé (ou chargé). Si ces quantités divergent (ou le poids total dans certaines limites) il y a une présomption d'erreur, soit dans la quantité déclarée déchargée (ou chargée), soit dans la saisie des paquets individuels. C'est pour éviter les recherches de paquets "fantômes" que cette alerte est levée : il n'est pas rare de saisir un paquet en trop, typiquement en ayant fait une erreur de saisie sur un poids. Du coup on cherche qui a embarqué le paquet alors qu'en fait il n'a jamais existé.   Le produit n'a été, ni chargé, ni déchargéCette alerte signale simplement que pour un produit aucune quantité n'a été déclarée déchargée (ni chargée). Quand on effectue un pointage de tout ce qui sort du camion, tant qu'il reste une de ces alertes c'est qu'il en reste à sortir du camion ... ou que ça n'a pas été enregistré ... ou que ça n'a jamais été mis dans le camion (ce qui va générer des frustrations). Les alertes de distribution   La quantité attribuée est inférieure à celle saisie par l'alterconsoC'est en général une alerte de distribution : la quantité attribuée par l'animateur est inférieure à celle souhaitée par l'alterconso. Dans certains cas la frustration a pu être décidée dès la commande, typiquement après la date / heure limite, voire avant quand l'animateur corrige pour toutes sortes de raisons le souhait (ou l'erreur) de l'alterconso.   Le nombre de paquets mis dans le panier ne correspond pas à la quantité attribuéePour les pré-emballés les prix ou poids des paquets sont saisis individuellement. Tant que le panier n'est pas rempli avec le nombre de paquets attendus cette alerte est levée. En pratique elle n'est réellement une alerte qu'à la fin de la saisie de tous les paquets. Il arrive qu'on attribue 2 paquets au lieu de 3 prévus à un alterconso, de manière tout à fait volontaire parce qu'il en manque, mais qu'on oublie de corriger la quantité attribuée : or tant qu'un alterconso attend 3 paquets, s'il n'y en a que 2 dans son panier c'est anaomal. Les alertes de comptabilité Les paniers retirés / payés Un "panier" va correspondre à un chèque à faire : pour un groupement à paiement unique il n'y a qu'au plus par alterconso un panier pour le groupement alors que pour un groupement dont les producteurs sont payés directement il y peut y en avoir plusieurs. Il est impossible de savoir si un alterconso est parti avec son ou ses paniers sans les payer (en distribution classique c'est impossible) : en revanche il est possible de déterminer si un alterconso a payé ou que quelqu'un a payé pour lui ou qu'il bénéficie d'un avoir. Il y a une trace de paiement direct ou indirect. Dès lors le panier est considéré comme "retiré / payé". Le fait que des paniers n'aient pas été retirés n'est pas en soi une alerte : ça finira par en être une quand tout le monde est censé être passé. Cette alerte permet de savoir combien on attend encore d'alterconsos lors de la distribution et le cas échéant d'effectuer un rappel téléphonique. Les débits / crédits Il n'apparaît pour un alterconso de notion de compte débiteur / créditeur que vis à vis des paniers payés / retirés. Tant qu'un panier n'a pas été payé (par lui ou un autre ou par un avoir) il n'apparaît pas de notion de compte débiteur / créditeur : l'alterconso n'est pas vu comme débiteur tant qu'il n'a pas retiré /payé au moins partiellement sa marchandise (vis à vs de l'application, dans la vie réelle il est débiteur moralement si sa commande a été déchargée du camion). Remarque: Il n'a pas été prévu de moyen de déclarer qu'un alterconso ne payait pas ! On peut toujours indirectement faire un paiement d'un centime par l'association ou un avoir du producteur. Il apparaît une alerte "débit" quand la somme des paiements (direct ou par un autre alterconso) et des avoirs excède la somme des produits commandés et des suppléments (en tenant compte des paiements faits pour autrui. Il apparaît une alerte "crédit" quand la différence est dans l'autre sens. Remarque : Il est déjà apparu un solde créditeur alors que l'alterconso avait normalement payé le montant attendu ! Après enquête, le producteur avait corrigé un prix erroné : il s'en est rendu compte très tardivement et cette correction est intervenue après que les premiers chèques aient été encaissés. De ce fait, le compte des 3 alterconsos qui avaient déjà payé l'ancien prix "fort" se sont retrouvés "créditeurs". Ceci a permis de leur rembourser le trop perçu ... ce qu'ils ont bien entendu apprécié.  |
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