Comptabilité des producteurs

La comptabilité des groupes d'alterconsos est basée d'abord sur les quantités commandées en appliquant pour chaque produit, soit son prix réel quand c'est un produit à prix fixe, soit un prix moyen calculé depuis un poids moyen pour les produits au poids. Ces chiffres donnent une estimation avant la livraison effective.
Lors de la livraison il apparaît plusieurs événements rendant cette estimation inappropriée pour la comptabilité :
  • les quantités effectivement déchargées et attribuées aux alterconsos peuvent différer de celles commandées ;
  • les poids des paquets ne sont plus des poids moyen mais des poids exacts.
Pour les groupes d'alterconsos gérant les alterconsos dans l'application, les quantités réelles sont saisies pour les produits dont les quantités distribuées diffèrent de celles commandées. De même les poids des paquets sont saisis pour chaque panier d'alterconso. Les montants individuels des chèques sont enregistrés. Dans ce cas dans 99% des cas la comptabilité des producteurs est conforme à celle des alterconsos sans que côté producteur aucune saisie supplémentaire n'ait à être faite.

Pour les groupes d'alterconsos ne gérant pas les alterconsosla commande globale apparaît dans un alterconso unique #1 représentant le groupe dans son ensemble. Deux cas se présentent :
  • la réception des paquets (en quantité et en poids paquet par paquet) est saisie par l'animateur du groupe : vu du côté producteur c'est presque aussi simple que dans le cas de gestion des alterconsos. Il suffit de s'assurer que le montant total des chèques correspond à celui des produits commandés/distribués ;
  • aucune saisie n'est effectuée : l'animateur du groupement doit alors entrer les quantités livrées quand elles diffèrent de celles commandées et surtout les poids des paquets. Ceci représente une tâche qui peut être longue mais nettement moins qu'un travail entièrement manuel.
Saisie du total des chèques reçus
Pour une livraison donnée, chaque producteur du groupement a une ligne de synthèse avec un bouton "Compta Groupes" qui affiche la comptabilité des groupes. 
Dans la ligne de synthèse pour chaque producteur un bouton "Remise chèques" permet de saisir le montant total des chèques reçus et de voir apparaître le cas échéant la différence avec le montant des commandes.
Attention : le bouton "Remise Chèques" n’apparaît QUE pour les producteurs recevant un paiement direct : dans le cas d'un GIE par exemple le bouton n'apparaît que pour le "producteur" #1 qui symbolise le GIE.

Saisie des quantités effectivement livrées
Dans l'immense majorité des cas la quantité de produits livrés à un groupe correspond à celle commandée. Mais dans certains cas c'est moins, parfois plus et il y a des produits proposés au cul du camion qui par principe n'ont pas été commandés.
L'animateur de groupement doit alors descendre dans le détail des groupes et afficher le "Bon de livraison" : ici il est possible de saisir pour chaque produit la quantité globale livrée quand elle diffère de celle commandée.
Pour les produits au poids il est possible de saisir les poids individuels des paquets livrés (ou le total des poids) : à noter que si le groupe d'alterconsos a déjà effectué cette saisie, les paquets sont déjà saisis et il suffit de cliquer ceux dont le poids est bon (puis de valider à la fin).

Amélioration de décompte en 2016
Les compteurs "quantités chargées", "poids chargé" et "montant chargé" totalisent pour un producteur et un groupe les poids et prix des produits déclarés chargés.
Jusqu'à 2015 ce total n'était cohérent qu'à condition de penser à déclarer le chargement de tous les produits : si le chargement d'un produit n'était pas déclaré, ses quantité / poids / montant chargés étaient nuls et par conséquence le produit n'était pas compté dans le total livré.
En 2016, les quantité / poids / prix chargés d'un produit sont par défaut ceux commandés (ou rectifiés par le groupe à la distribution). Bien entendu quand une quantité ou un poids a été explicitement saisi en tant que quantité / poids chargé, c'est cette valeur qui est retenue.
A partir de 2016 les producteurs voient donc deux séries de compteurs poids / montant :
  • ceux "commandés / distribués" : la comptabilité "alterconsos" ;
  • ceux "chargés / livrés" saisis par l'animateur du groupent : la comptabilité "producteur" qui apparaît en rouge et gras quand le chiffre diffère de l'autre.
Il ne reste plus qu'à regarder les différences en rouge, les expliquer et le cas échéant les corriger ou les accepter telles quelles.