La comptabilité des groupes d'alterconsos est basée d'abord sur les quantités commandées en appliquant pour chaque produit, soit son prix réel quand c'est un produit à prix fixe, soit un prix moyen calculé depuis un poids moyen pour les produits au poids. Ces chiffres donnent une estimation avant la livraison effective. Lors de la livraison il apparaît plusieurs événements rendant cette estimation inappropriée pour la comptabilité :
Pour les groupes d'alterconsos ne gérant pas les alterconsos, la commande globale apparaît dans un alterconso unique #1 représentant le groupe dans son ensemble. Deux cas se présentent :
Pour une livraison donnée, chaque producteur du groupement a une ligne de synthèse avec un bouton "Compta Groupes" qui affiche la comptabilité des groupes. Dans la ligne de synthèse pour chaque producteur un bouton "Remise chèques" permet de saisir le montant total des chèques reçus et de voir apparaître le cas échéant la différence avec le montant des commandes. Attention : le bouton "Remise Chèques" n’apparaît QUE pour les producteurs recevant un paiement direct : dans le cas d'un GIE par exemple le bouton n'apparaît que pour le "producteur" #1 qui symbolise le GIE. Saisie des quantités effectivement livrées Dans l'immense majorité des cas la quantité de produits livrés à un groupe correspond à celle commandée. Mais dans certains cas c'est moins, parfois plus et il y a des produits proposés au cul du camion qui par principe n'ont pas été commandés. L'animateur de groupement doit alors descendre dans le détail des groupes et afficher le "Bon de livraison" : ici il est possible de saisir pour chaque produit la quantité globale livrée quand elle diffère de celle commandée. Pour les produits au poids il est possible de saisir les poids individuels des paquets livrés (ou le total des poids) : à noter que si le groupe d'alterconsos a déjà effectué cette saisie, les paquets sont déjà saisis et il suffit de cliquer ceux dont le poids est bon (puis de valider à la fin). Amélioration de décompte en 2016 Les compteurs "quantités chargées", "poids chargé" et "montant chargé" totalisent pour un producteur et un groupe les poids et prix des produits déclarés chargés. Jusqu'à 2015 ce total n'était cohérent qu'à condition de penser à déclarer le chargement de tous les produits : si le chargement d'un produit n'était pas déclaré, ses quantité / poids / montant chargés étaient nuls et par conséquence le produit n'était pas compté dans le total livré. En 2016, les quantité / poids / prix chargés d'un produit sont par défaut ceux commandés (ou rectifiés par le groupe à la distribution). Bien entendu quand une quantité ou un poids a été explicitement saisi en tant que quantité / poids chargé, c'est cette valeur qui est retenue. A partir de 2016 les producteurs voient donc deux séries de compteurs poids / montant :
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