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Mailing hebdomadaire et occasionnel

Le mailing peut revêtir trois formes :
  • le mailing de synthèse hebdomadaire : un e-mail par semaine est envoyé aux alterconsos / producteurs / animateurs (pour autant qu'ils le souhaitent) ;
  • le mailing occasionnel déclenché par un animateur vis à vis de ses alterconsos ou producteurs (tous ou un seul) qui envoie un e-mail similaire à celui de synthèse hebdomadaire mais immédiatement. Le "texte de bienvenu" peut être spécifique ;
  • le mailing par le poste et sous le compte de l'animateur : bref c'est "comme si" il avait pris son application d'e-mail préférée et avait frappé toutes les adresses e-mùails de ses alterconsos ou producteurs. Ce dernier cas est trivial : il est juste un "truc" pour éviter de gérer des Yahoo groups / Google groups pour des envois en nombre limité.
La configuration du mailing pour un groupe / groupement
Pour un groupe / groupement son annuaire (ou l'un de ses annuaires) est "responsable du mailing" :
  • il fixe le jour de la semaine d'envoi des e-mails de synthèse hebdomadaire ;
  • il fixe l'identité du compte d'e-mail sous lequel ces e-mails sont envoyés.
L'heure à laquelle les e-mails sont envoyés est configurée par l'application (ce qui nécessite une mise à jour -ce qui prend moins de 2 minutes). C'est 3h du matin pour le Val-de-Bièvre et sera décalé ensuite pour les autres annuaires afin d'éviter une surutilisation trop importante des ressouces à un moment donné.

Les comptes d'e-mail
Pour envoyer un e-mail il faut avoir un compte et un "provider" qui en gère l'envoi.
Les comptes utilisés sont identifiés par une lettre de A à Y et configurés "en dur" dans le court code de la page d'envoi PHP qui en est en charge.
Ces paramètres de configuration (dont le mot de passe) sont fondamentalement les mêmes que ceux demandés sur votre PC / Mac / smartphone.
Toutefois n'importe quel compte ne fonctionne pas : en effet les gestionnaires d'e-mails ont des règles complexes pour réduire les spams. Certaines règles sont ... tendancieuses : par exemple Gmail (Google) considère comme "spam" tout e-mail émis depuis un serveur ... d'Amazon.
Il y a en effet deux niveaux de controle sur le spam :
  • celui au niveau individuel de chaque compte récepteur : ce ne peut être que le détenteur de ce compte qui peut indiquer à son fournisseur si telle ou telle origine esy ou non du spam ;
  • celui au niveau global du gestionnaire d'e-mail qui accepte ou rejete globalement les e-mails reçus selon des règles de son bon vouloir.
Pour l'instant deux comptes sont utilisés :
  • A : c'est le compte l-hay@alterconsos.net (géré par Gandi), utilisé pour tous les groupes / groupements (sauf 1) ;
  • B : c'est le compte hayjp@alterconsos.sportes.fr utilisé pour le groupe L'Haÿ-les-Roses Jardin Parisien et pour secours / test.
Il est possible d'en ajouter d'autres mais un test préalable est nécessaire afin de s'assurer de leur diffusion sans être considérés comme spam.

Avis de "non delivery"
Lorsqu'un e-mail est envoyé, son émetteur (dans le cas d'alterconsos l'un des deux A / B ci-dessus) peut recebvoir des "avis de non distribution" et ce bien après envoi (tentative d'envoi) de l'e-mail. Il y a en gros deux grandes raisons de "non distribution" :
  • raisons techniques : l'e-mail est estimé être du spam selon les critères du provider récepteur, ou est détecté contenir un virus, ou est considéré comme trop grand ... Bref l'e-mail est rejeté ;
  • adresse inexistante (ou supprimée) : l'adresse fournie est certes syntaxiquement correcte mais il n'y a plus de compte actif pour cette adresse. Bref "n'habite pas à l'adresse indiquée". Cette cause n'est pas si rare, beaucopu de gens changent d'adresse sans en informer les applications émettrices (même souhaitées).
Mais un avis de non distribution est par principe "tardif" : au moment de l'envoi tout s'est bien passé. Ces erreurs ne sont détectés qu'en lisant les e-mails de non distribution sur les comptes d'envoi (A et B ci-dessus).
Remarque : dans les deux cas ces comptes sont "lus". En conséquence un alterconso / producteur qui ferait une "réponse" à un e-mail de synthèse hebdomadaire tomberait sur un lecteur "humain" (et non un robot).

La configuration individuelle du mailing
Elle est faite dans les "Données personnelles" d'un alterconso, d'un producteur ou d'un groupe / groupement (son animateur en fait) et comporte :
  • une ou plusieurs adresses e-mail : s'il n'y en a pas aucun mailing ne sera effectué. Si les adresses sont syntaxiquement bizares (pas de @ ...), les e-mails ne seront pas envoyés. Si les adresses sont correctes l'envoi sera tenté, sera souvent un succès mais il peut y avaoir une non distribution tardive (voir ci-dessus). Quand tout est bien fait, la synthèse est envoyés à tous les destinataires cités (souvent un seul) ;
  • la case à cocher disant de NE PAS recevoir de synthèse n'est pas cochée. Elle permet à ceux-qui n'en veulent pas de ne pas recevoir de synthèses même si l'adresse e-mail est bien donnée. Un lien sur chaque mail de synthèse permet de se "désabonner" comme la loi l'exige.
Le mailing hebdomadaire
Il est effectué le jour de semaine spécifié pour le groupe / groupement, par le compte indiqué (s'iil y en a) à tous les alterconsos / producteurs / animateurs ayant une ou des adresses e-mail renseignées et n'ayant pas demandé à être exclu de ces envois.
L'envoi a lieu la nuit.

Le mail reçu comporte :
  • un lien qui permet de lire le texte dans un navigateur si le texte s'affiche mal dans l'application de mail ;
  • un texte de "bienvenue" spécifique à chaque groupe / groupement (voir c-après) ;
  • des liens de connexions ;
  • une courte synthèse des livraisons de la semaine précédente (pas forcément encore réglée) et des livraisons ouvertes futures : ceci permet de savoir ce qui a été commandé et les dates de clôture et distribution ;
  • des liens vers la documentation et le désabonnement ;
  • des liens d'exportation en Excel des catalogues / commandes et d'importation des commandes faites en Excel ;
  • les coordonnées des aniamteurs à contacter (voir ci-après).
Le texte des e-mails est généré au moment de l'envoi : il n'est pas stocké. Toutefois chacun dispose dans sa session alterconsos d'un bouton permettant de voir le texte de l'e-mail qui serait reçu s'il était envoyé maintenant : si la configuration est telle qu'il n'y a pas d'envoi hebdomadaire, où qu'il n'y a rien à voir (pas de commande ni récente ni future), il apparaît une page avec (néant).

La personnalisation par l'animateur du groupe / groupement
Cette personnalisation n'a que deux formes :
  • dans ses données personnelles un alterconso ou un producteur s'est marqué comme "personne à contacter" pour son groupe / groupement. Dans ce cas cette ou ces personnes auront leur e-mail et noms figurant en bas des envois de synthèse parmi la liste des gens qu'il est possible de contacter ;
  • le "texte de bienvenue".
Le texte de bienvenue apparaît en tête de chaque e-mail. La plupart du temps il est vide mais il peut être un texte écrit spécifiquement par un animateur de groupe / groupement à destination de son seul groupe / groupement.
Ceci permet de donner des informations locales spécifiques.
Tant que ce texte existe il est émis chaque semaine : si le texte souhaité ne doit apparaître qu'une fois, le remettre à vide après l'envoi hebdomadaire.
Ce texte peut être du HTML (il commence par @ en premier caractère) : les applications de mails affichant mal l'HTML et avec tellement de restrictions tellement variables, qu'il faut s'en tenir à des balises simplistes (mettre en italique, en gras, retourner à la ligne) et sans script ni iframe ni quoi que ce soit d'évolué.

L'envoi d'e-mails occasionnels par l'animateur (de groupe / groupement)
Après connexion en haut à gauche de la page figurent deux boutons (pour un animateur, un seul pour un alterconso / producteur).


En appuyant sur "Envoi de mails" il apparaît la vue suivante :


En haut : texte de bienvenue
Ce n'est qu'une reprise de ce qui figure dans les "Données personnelles" de l'animateur : la possibilité de donner un texte de bienvenue s'affichant en tête des synthèses hebdomadaires.
Si le texte est à changer (ou à créer) le modifier puis appuyer sur "Enregistrer". Ceci n'envoie rien du tout mais juste prépare le texte qui sera ajouté en tête lors du prochain envoi.

Au milieu : l'envoi immédiat
C'est un message de synthèse hebdomadaire qui va être envoyé sur l'instant mais avec quelques nuances :
  • il peut être envoyé à tous les alterconsos / producteurs d'un groupe / groupement ou à un seul : ce dernier cas est utilisé par exemple quand un nouvel alterconso s'inscrit ce qui est un moyen de lui envoyer à la fois tous les liens utiles et la listes des commandes auxquelles il peut s'insrire ;
  • le "sujet" de l'e-mail peut être donné afin que le / les lecteurs ne le confondent pas avec un e-mail de synthèse hebdomadaire automatique ;
  • un court texte peut être donné en remplacement du texte de bienvenue standard. Typiquement on y explique les raisons de cet envoi exceptionnel. Pour un nouvel alterconso c'est un mot d'accueil, voire l'occasion de lui transmettre sont mot de passe.
Quand on appuie sur le bouton "Envoyer" le ou les e-mails sont envoyés.

En bas : statistique / compte rendu d'envoi
Si l'envoi ne concerne qu'un seul alterconso le compte rendu revient dès l'envoi : il donne donc le statut d'envoi (mais pas de distribution) et en particulier si l'adresse était bonne, si le serveur d'envoi a été joint et quel a été le statut de cet envoi.

Si l'envoi concerne tout un groupe / groupement cet envoi est lancé en tâche de fond et prendra ... un certain temps : l'envoi d'un e-mail n'est pas une opération rapide (souvent quelques secondes). Toutefois à chaque fois qu'un e-mail a été envoyé, son statut d'envoi est enregistré sur le serveur.

En appuyant sur le bouton "Resynchroniser" (le second en haut à gauche en descendant), la liste des e-mails envoyés qui apparaît en dessous est mise à jour : si on est patient on peut appuyer un certain nombre de fois toutes les 10 secondes sur ce bouton et suivre la progression ... sinon on ferme, ça sera envoyé mais on ne le verra pas (sauf à rouvrir cette fenêtre).

Statistique et détail du dernier lot envoyé
Elle apparaît de la manière suivante :


Un "lot" d'envoi correspond à un envoi global à tous les alterconos / producteurs,
  • soit un lot hebdomadaire (comme celui sur l'exemple ci-dessus) ;
  • soit un lot exceptionnel.
L'identifiant du lot est la date et l'heure de déclenchement du lot.
La date / heure de début et de fin permet de savoir dans quelle période de temps ceci s'est effectué (ici une dizaine de secondes).
Le statut général du lot dit s'est globalement la configuration était bonne et si le lot s'est terminé normalment ou si un problème technique a été rencontré.

Chaque destinataire peut avoir un statut différent : le décompte global par statut est dans la statistique et le détail de chaque envoi est en-dessous.

Ainsi dans cet exemple 15 messages ont bien été envoyés, 1 seul a une adresse mal formée (en fait en regardant ses données personnelles l'adresse est absente mais il est demandé de recevoir la synthèse hebdomadaire ... étrange).
Les statuts non OK ne sont pas forcément des "erreurs" puisque les causes peuvent être de ne pas souhaiter les recevoir ou que la synthèse soit vide (pas de livraisons en cours).
Ce qui est vraiment une erreur est le refus d'envoi par le mailer : un court texte donne la raison.
Cette statistique / compte rendu peut être ouverte n'importe quand, même sans intention d'envoyer des e-mails.

L'administrateur de l'annuaire, souvent en charge de surveiller le bon fonctionnement du mailing, a accès dans sa vue à ces mêmes données : il a de plus la possibilité de tenter de reprendre un lot d'envoi qui se serait terminé en erreur avant la fin.